Blogue Affichage de poste: Coordonnateur.trice logistique à l’accueil « hosting »

Lieu de travail : Montréal ou Toronto
Type de poste : contractuel jusqu’à la fin octobre 2020 / 30 heures par semaine
Date de début : fin janvier / début février 

NOTRE ORGANISME

CANADA FBM2020 a été instauré par l’Association of Canadian Publishers (ACP) et l’Association nationale des éditeurs de livres (ANEL). L’organisation est responsable de gérer, pour le compte de l’industrie canadienne du livre francophone et anglophone, le projet du Canada, invité d’honneur à la Foire du livre de Francfort de 2020. Bénéficiant du soutien financier du ministère du Patrimoine canadien et de la supervision d’un conseil d’administration indépendant, il produira certains des principaux éléments du programme. Canada FBM202020 a des bureaux à Montréal et à Toronto.

PRÉSENTATION DU POSTE

Nous sommes à la recherche d’une personne travaillante, très organisée et flexible possédant des compétences développées en matière de logistique événementielle afin d’appuyer directement la directrice générale adjointe (qui est basée à Montréal) et l’équipe avec l’accueil de la délégation officielle d’auteurs et d’illustrateurs en Allemagne en 2020.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice logistique à l’accueil devra :

Volet logistique 

  • Apporter un soutien en coordination auprès de la directrice générale adjointe et de l’équipe concernant l’implantation de la programmation littéraire en Allemagne en 2020;
  • Colliger les informations de logistique relative à la présence des auteurs et illustrateurs présents en 2020 à la Foire du livre de Francfort et en amont durant 2020;
  • Gérer la coordination des déplacements des auteurs et illustrateurs (réservations voyagement, transport sur place, etc.);
  • Créer les différents horaires des auteurs et illustrateurs et coordonner leur accueil sur place en Allemagne;
  • Coordonner avec l’affectateur.trice sur place les différents volets (accueil, bénévoles, etc.) de la présence des auteurs et illustrateurs en 2020.

Volet événementiel

  • Fournir un soutien logistique aux différents événements au Canada et/ou en Allemagne au besoin (salons, conférences, etc.);
  • Appuyer l’équipe dans les étapes de la gestion événementielle (liste de contacts, invitation, promotion, production sur place);
  • Piloter certains projets spéciaux événementiels.

Volet administration

  • Appuyer la directrice générale adjointe et l’équipe avec l’administration découlant de la présence des auteurs et illustrateurs en 2020 en Allemagne;
  • Gérer les relations/ententes avec les collaborateurs et fournisseurs au besoin;
  • Coordonner la facturation des collaborateurs et fournisseurs le cas échéant;
  • Participer à la création de différents documents de logistique et de production (lettre d’invitation, contrats, etc.);
  • Maintenir à jour certains documents internes (brief, fiche événement, tableaux, etc.);
  • Toutes autres tâches connexes afin d’appuyer la directrice générale adjointe.

EXIGENCES DU POSTE

  • Minimum de trois à cinq ans d’expérience dans un rôle similaire idéalement en accueil « hosting » à l’étranger auprès de festivals, d’événements d’envergure, d’institutions culturelles;
  • Baccalauréat en gestion de projet, gestion d’événements, production, animation et recherche culturelle ou domaine connexe;
  • Compétences solides en matière de coordination de projet, de planification et d’organisation, et aptitude à gérer plusieurs projets en même temps;
  • Connaissance des principes de la production événementielle et des étapes de la logistique;
  • Maîtrise du français et de l’anglais, allemand un atout;
  • Compétences informatiques : suite Microsoft Office, Adobe CS, navigateurs Internet;
  • Connaissance des outils performants en matière de logistique d’événements;
  • Aptitude à travailler de manière indépendante ainsi qu’en équipe, et ce de manière virtuelle;
  • Habileté à migrer dans un environnement évoluant rapidement, composé de plusieurs intervenants dans un contexte hautement politique;
  • Diplomatie, tact, flexibilité, adaptabilité, proactivité et sang-froid.

Si cette belle perspective de carrière vous intéresse, veuillez envoyer par courriel votre curriculum vitæ de même qu’une lettre de présentation à jobscanadafbm2020@gmail.com d’ici le vendredi 20 décembre avec vos attentes salariales. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés entre la mi-janvier et la fin janvier.  

On peut s’attendre à ce que le candidat retenu doive se rendre en Allemagne dès mars 2020 et qu’il ait un passeport valide.